Organização no home office

Desde dezembro de 2019, com o aparecimento dos primeiros casos da doença causada pelo vírus Covid-19 na cidade de Wuhan, localizada na China, a humanidade tem vivenciado momentos dramáticos em sua história com a pandemia global do comumente chamado “coronavírus”. Nesse contexto de instabilidade internacional ocorreram várias mudanças sociais em muitas esferas, inclusive no mercado de trabalho e suas configurações.

Dados da PNAD COVID19 realizada pelo IBGE mostram que no Brasil, no período de 20/09/2020 a 26/09/2020, 7.9 milhões de pessoas estavam trabalhando no modelo Home Office, em regime remoto, informações como essa confirmam a tendência que especialistas já notaram de que devido a necessidade de isolamento social imposta pela pandemia, várias empresas tiveram de adaptar o formato de trabalho de seus funcionários(as) fazendo com que mudem seu local de trabalho do escritório ou estrutura física da empresa, para as suas próprias residências.

Além da necessidade do trabalho em home office, a pandemia também trouxe a impossibilidade de realizar os encontros presenciais entre professores e alunos. Dessa forma, com a autorização do Ministério da Educação pela pela portaria Nº 343, de 17 de março, deu-se início ao emprego do ensino remoto emergencial como alternativa para reduzir os impactos negativos no processo de aprendizagem.

Fato inegável é que essa modificação tanto no regime trabalhista, quanto na execusão das aulas, trouxe consigo vários desafios para a vida de muitos brasileiros(as), uma boa parte dessas dificuldades diz respeito à organização da rotina diária com o trabalho e estudos em casa, nosso texto de hoje pretende trazer dicas e sugestões que possam te auxiliar nessas atividades.

Antes de trazer essas ideias práticas para aderir ao seu dia a dia, é essencial saber o quão importante é desenvolver hábitos de gerenciamento da rotina em suas atividades no Home Office, algumas razões são:

Manter boas práticas de organização pode te auxiliar a fazer o uso otimizado do seu tempo, dessa forma é possível ser mais produtivo(a) nas suas tarefas. Através de ferramentas como agendas, listas, entre outras, é possível, por exemplo, criar ordem de prioridades entre suas atividades e reservar períodos de trabalho com base nelas, evitando problemas como atrasos e distrações.

Outra importante razão para seguir uma organização diária no trabalho remoto se relaciona com a necessidade humana de ter momentos de descanso e lazer.

O trabalho remoto produz em algumas pessoas o hábito de cumprir jornadas maiores do que aquelas que seriam realizadas no ambiente físico da empresa, de no máximo 8 horas por dia, uma das explicações para isso é que ficar em um mesmo ambiente, em casa, durante todo o dia somado a falta das variações específicas presentes no trabalho fora, como pegar um transporte, ter horários e pausas bem delineadas, interações informais com outros funcionários(às) etc. Pode fazer com que o indivíduo tenha mais dificuldade em assimilar naturalmente o começo e o término de seu turno. A longo prazo, esse hábito pode causar prejuízos psicológicos e físicos, por isso as práticas de organização do seu tempo também são essenciais para que períodos de descanso e lazer não sejam negligenciados em sua rotina.

Dito isso, propomos trazer algumas dicas de práticas diárias e aplicativos que possam ajudar na organização e tornar mais eficiente as tarefas diárias em casa.

1. 1. Estabeleça horários para cada atividade:

O ideal é que você defina seu cronograma e tenha um horário específico para o trabalho, outro para os estudos e os demais para as outras atividades, como lazer, tarefas domésticas etc. Uma dica, neste caso, seria manter os horários normais de trabalho, como o horário de almoço, horário de café, horário de chegar e horário de sair.

2. 2. Encontre um espaço adequado de concentração:

Outro ponto essencial para quem concilia o trabalho e os estudos em casa é ter um espaço adequado para as duas práticas. Evite trabalhar deitado na cama ou sentado no sofá, pois assim o seu corpo não entenderá que agora você está em um momento de concentração.

Para quem mora com a família, é relevante conversar com as pessoas e pedir compreensão, procure preservar a sua privacidade e evitar distrações.

3. 3. Organize sua agenda semanal:

Algo comum que profissionais com muito tempo de home office vivenciam é a sensação de desorganização do cotidiano. Por isso, ter uma agenda semanal ou diária é de grande auxílio. Procure estabelecer uma rotina e ter materiais por perto para se lembrar dela — cadernos, agendas ou lousas, por exemplo.

4. 4. Personalize sua rotina:

Além de estabelecer sua agenda semanal e colocar todos os compromissos importantes, vale a pena personalizar sua rotina. Como uma das dificuldades do home office é diferenciar o ambiente de trabalho e estudo do ambiente doméstico, é importante pensar nisso.

Uma dica é tentar dividir bem as suas atividades pelos dias da semana e os horários disponíveis, deixando um horário fixo para as tarefas de casa, exercícios físicos e atividades de lazer.

5. 5. Autocuidados:

• – Faça suas refeições no horário habitual;

• – Hidrate-se com frequência;

• – Preste atenção na postura;

• – Não passe o dia de pijama;

• – Saiba a hora de fazer uma pausa e a hora de parar;

• – Use o tempo que passaria no deslocamento para o trabalho, para fazer outras coisas, como ler um livro, jornal, um curso, reorganizar sua casa, etc;

• – Mantenha-se informado, em meio a essa pandemia é essencial tirar um tempo do seu dia para se inteirar do que acontece ao seu redor;

• – Reuniões, somente se necessário.

6. 6. Dicas de aplicativos para organização e gestão do tempo:

• Wunderlist

Este aplicativo é ideal para quem gosta de organizar suas atividades em listas. O Wunderlist permite que o usuário faça listas com todas as suas tarefas diárias e insira anotações para cada uma delas.

Além disso, é possível definir prazo para cada tarefa e o melhor horário para que o aplicativo dispare o alarme, lembrando o usuário do fim do prazo estipulado. Wunderlist é gratuito e está disponível para iOS, Android, Kindle e também para Windows.

• Todoist

Este aplicativo também permite a organização de tarefas em listas. Dois grandes diferenciais do aplicativo Todoist são: a geolocalização e a extensão para os navegadores Google Chrome e Mozilla Firefox.

A geolocalização permite que o usuário receba notificações sobre as tarefas pré-agendadas para aquele local (consulta médica, exames, pagamento de contas, por exemplo). Já as extensões para os navegadores Google Chrome e Mozilla Firefox permitem que este aplicativo seja utilizado também em computadores e não só em smartphones.

• Google Keep

Este aplicativo foi desenvolvido para registrar atividades, ideias e insights, o Google Keep possui uma interface simples e é dividido em 4 partes: fotografias, gravações, listas e anotações, dessa forma, o usuário pode organizar suas ideias à sua maneira.

Outras funcionalidades interessantes deste aplicativo são a transcrição de voz e possibilidade de criar lembretes e associá-los a locais.

• HabitBull

Se você quer monitorar melhor os seus hábitos, saber o que tem tomado mais o seu tempo e identificar aquelas manias difíceis de abandonar, o HabitBull é o aplicativo ideal para isso!

Basta você cadastrar e registrar a frequência dos seus hábitos mais comuns, para que o aplicativo crie gráficos, que te mostrarão se tais hábitos se tornaram mania ou não. Para quem deseja parar de roer unhas ou reduzir o consumo de café, por exemplo, o HabitBull é um bom aliado para que estas mudanças sejam implementadas.

• Trello

O Trello é um gerenciadores de tarefas mais conhecidos e utilizados por profissionais e empresas ao redor do mundo. Com uma interface de fácil utilização, ele oferece ao usuário a possibilidade de criar quadros e cartões, para dividir e manter as atividades que precisam ser executadas bem organizadas.

Nestes cartões, é possível incluir a descrição das tarefas e, caso estas tenham de ser executadas por outros usuários, é possível convidá-los e torná-los responsáveis por sua realização.

• Google Agenda

O Google Agenda ajuda a organizar seus compromissos diários, efetivamente e na prática. Nele você pode incluir todas as atividades que você precisa executar, seus compromissos, como reuniões e demais eventos, recebendo notificações sobre cada um deles e podendo, inclusive, convidar e notificar outros participantes para que também compareçam a estes compromissos. Além disso, nele é possível criar reuniões pelo Google Meet e convidar outras pessoas pelo e-mail.

• Forest

Ideal para ajudar na concentração e foco nas atividades que está executando. Utilizando o método de gamificação, ou gamification, no aplicativo o usuário tem a missão de plantar uma árvore de estimação, cuidando dela a partir da determinação de um tempo para executar e se manter focado em alguma tarefa de seu dia a dia.

Enquanto o cronômetro está rodando, você não pode sair do aplicativo para entrar em suas redes sociais, por exemplo, pois, fazendo isso, a sua árvore vai acabar morrendo e você vai ter de cultivá-la novamente, desde o começo.

Esta é uma excelente metodologia para evitar diversos distratores do cotidiano.

Texto escrito por Raquel Queiroga e Amanda Figueiredo

Bibliografia:

PNAD COVID19: IBGE, 28 ago. 2020. Disponível em: https://covid19.ibge.gov.br/pnad-covid/. Acesso em: 13 jan. 2021.